Le présent règlement d’ordre intérieur se différencie des statuts mais il les complète tant pour décrire l’état d’esprit et la philosophie selon laquelle l’association fonctionne que pour en préciser certaines modalités. (Septembre 2016)
L’Association
L’ARCS est une association de directeurs dans un service relevant de la sous-commission paritaire 319.02. Conformément à l’article 6 modifié dans les statuts (voir pv de l’AG du 2 octobre 2015), l’entrée d’un directeur pédagogique, administratif,… est désormais possible.
L’ARCS est une association professionnelle pluraliste dans laquelle chacun est respecté dans ses convictions religieuses ou philosophiques.
L’ARCS est indépendante des fédérations d’institutions et chacun s’abstiendra de régler d’éventuels litiges inter-fédérations au sein de l’Arcs.
Chaque membre ne représente que lui-même dans sa fonction de directeur et ne doit pas être mandaté par son CA.
Le directeur qui n’assume plus la fonction de direction perd automatiquement la qualité de membre. Un ancien membre qui retrouve une fonction de directeur peut réintégrer l’association à tout moment de l’année moyennant l’envoi d’un courrier au Président et paiement de l’intégralité de la cotisation annuelle. Dans certaines situations particulières, le CA peut décider de continuer à inviter la personne pendant une période n’excédant pas six mois sans forcément devoir se justifier face à l’Assemblée Générale. Le membre concerné n’aura plus droit de vote. Un directeur ayant réduit son temps de travail reste membre à part entière. Un directeur prépensionné ou retraité peut rester membre à part entière moyennant paiement d’une cotisation à prix réduit.
Aucun membre n’est autorisé à représenter l’ARCS sans avoir reçu au préalable mandant précis du CA ou, à tout le moins l’aval du Président.
Chaque membre s’engage à participer activement aux activités proposées par l’Asbl dans un esprit solidaire. Il sera amené à organiser ponctuellement une des 4 assemblées annuelle avec un maximum de 2 organisateurs.
Tout litige entre membres ou entre membres et une tierce personne ou association peut être soumis au CA qui statuera souverainement ou, le cas échéant convoquera une AG extraordinaire.
La procédure d’admission
Les règles sont les suivantes : les candidatures doivent être introduites pour le 31/12 sous 3 conditions : lettre du candidat adressée au Président, référence à un ou plusieurs membres de l’ARCS acceptant le parrainage, motivation de la demande
Invitation de ces candidats au repas de l’AG de mars
Examen par les administrateurs au CA d’avril,
Le CA prend la responsabilité de poser la candidature ou pas à l’AG de juin
Invitation de ces nouveaux membres à l’AG d’octobre
Sollicitation des nouveaux membres en octobre pour qu’ils introduisent leur candidature avant le 31/12
En cas de refus celui-ci sera motivé dans un courrier adressé au candidat. Il sera procédé de la même manière en cas d’exclusion d’un membre. En cas de défaut de paiement, l’exclusion sera prise par l’AG après avoir constaté que le CA a bien procédé aux deux rappels prévus dans les statuts. Un contact personnel reste néanmoins préférable à toute procédure officielle.
Tout membre est libre de se retirer de l’ARCS en ayant la correction d’en avertir le Président.
Si l’AG marque son accord, le nouveau membre est prévenu par le Président et convoqué pour la première fois de l’AG d’octobre. Chaque membre organisateur peut inviter une personne intéressée par les activités de l’association moyennant accord préalable du Président.
Fonctionnement des AG
L’Asbl se réunit 4 fois par année : sauf pour raison impérieuse ou vacances les premiers vendredi de mars (assemblée statutaire), juin, octobre et le deuxième vendredi de décembre.
Les convocations doivent parvenir aux membres au moins huit jours avant la date avec un ordre du jour précis.
Dans le chapitre « divers » de la convocation ne peut être prévu un point qui nécessite un vote. Tous les sujets demandés par écrit sur le document d’inscription seront traités en séance. Toute décision concernant les personnes fera l’objet d’un vote secret.
Les AG sont organisées à tour de rôle par un ou deux membres maximum. L’organisateur prévoira un local accueillant pour la séance de travail et un endroit pour le repas qui suit. La participation à l’ensemble des frais de la journée n’excédera pas le prix maximum prévu par le CA (60 € au 03/06/2022). Le membre qui s’est inscrit au repas et qui ne peut y participer s’engage à payer les frais engagés par l’organisateur. Ce dernier veillera à prévoir un reçu individuel pour les frais de participation. Chacun organise selon ses possibilités, l’important restant bien évidemment le moment de rencontre et de convivialité.
Fonctionnement du CA
Le nombre d’administrateurs est limité à 8.
Le CA est présidé par le Président chargé de la préparation de l’ordre du jour et de l’animation de la réunion. Le secrétaire rédige le rapport qu’il communiquera aux autres membres dons les plus brefs délais afin de ne pas perdre de vue les engagements pris par chacun.
Le CA se réunit au moins 4 fois par année 4 semaines avant l’AG pour préparer celle-ci.
Le mandat est bénévole, les frais de déplacements sont à charge du membre mais les frais d’intendance et un repas sont budgétisés chaque année.
Organisations diverses
L’ARCS a pour but de favoriser la professionnalisation des directeurs par l’organisation des formations et d’intensifier l’équilibre individuel par la mise en place d’activités conviviales et récréatives. Pour toutes les activités payantes, la réservation est conditionnée par le paiement dans les délais prévus par l’organisateur. Les frais ne seront remboursés que pour autant qu’ils n’aient pas été engagés.
Missions
Le CA propose chaque année un budget mission. Des journées et des modules de formation sont proposés par différents organismes. Certains peuvent être intéressants pour l’association, dès lors le CA (ou à défaut le président) peut y mandater un de ses membres qui s’engage à produire une synthèse écrite accessible à tous. La personne concernée se charge de son inscription et du paiement des frais de participation. Le CA s’engage à rembourser les frais sur présentation d’un rapport satisfaisant et d’une note de créance.
